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# Configurar Formatos

En este apartado la Plataforma Ovy le permite crear y gestionar tipos de formatos que la institución necesite, para ello aplique los siguientes pasos:

  1. Ubíquese en el menú del lado izquierdo, haga clic en “Reportes y Formatos”, la plataforma le despliega una serie de opciones, haga clic en la opción “Configurar Formatos”.

Una vez dado clic la plataforma los diferentes formatos identificado por Nombre, Código, Versión, Fecha, Consulta, y están categorizado en cuatro tipos los cuales son:

  • Gestión Académica
  • Gestión Administrativa.
  • Gestión de la Comunidad.
  • Gestión Directiva.

# Crear un nuevo formato.

  1. Haga clic en el botón “Nuevo”.

Luego la Plataforma solicita la información para crear el formato categorizada en Contenido y Configuración

# Contenido:

  1. En el apartado “Nombre” haga clic sobre el recuadro y digite el nombre del formato.
  2. En el apartado “Código” haga clic sobre el recuadro y digite el código del formato.
  3. En el apartado “Categoría” haga clic sobre el recuadro y seleccione la categoría del formato. Existen las categorías:
  • Gestión Académica.
  • Gestión Administrativa.
  • Gestión de la Comunidad.
  • Gestión Directiva.
  1. En el apartado “Versión” haga clic sobre el recuadro y digite el número de versión del formato.
  2. En el apartado “Fecha” haga clic sobre el recuadro y seleccione la fecha de creación del formato.

Nota: Seleccione primero el año, luego el mes y por último el día.

  1. En el apartado “Consulta” haga clic sobre el recuadro y seleccione los datos que requiere tener el formato que está creando

Dichos datos serán utilizados en el campo de Contenido.

Nota: Si en llegado caso necesita un dato que no se encuentra en la categoría escogida, debe seguir nuevamente el paso 7.

  1. En el apartado “Contenido” haga clic sobre el recuadro y digite el contenido del formato que está creando.

  2. En caso de que deba incluir las variables que ubicadas en la sección de contenido, debe copiarla dando un clic y pegando en la sección de contenido en la parte donde sea necesaria oprimiendo las teclas “ctrl”+ “v” al mismo tiempo.

Se hará un ejemplo para que se entienda lo dicho en el punto 6, 7 y 8:

EJEMPLO: “Hace constar Que El / La estudiante ‘Nombre del estudiante’ identificado con número de documento ‘Número de Documento’ se encuentra estudiando en esta institución educativa, actualmente cursa ‘nombre_grado’ grado, en el curso ‘nombre_curso’ y en la sede ‘nombre_sede’ “

Nota: Lo que se encuentra entre comillas simples son los datos que están en la sección de Consulta, por ende, debe ir a la sección de Consulta y escoger la necesaria para la creación del formato.

  1. Para seleccionar el encabezado haga clic en que se encuentra en la sección de Encabezado, luego la plataforma muestra las opciones y seleccione la deseada.

Nota: En llegado caso no haya opciones disponibles debe crear el encabezado, para ello debe seguir los pasos del inciso “e” en el apartado de Plantillas.

  1. Para seleccionar el Pie de Página haga clic en que se encuentra en la sección de Pie de Página, luego la plataforma muestra las opciones y seleccione la deseada.

Nota: En llegado caso no haya opciones disponibles debe crear el pie de página, para ello debe seguir los pasos del inciso “e” en el apartado de Plantillas.

# Configuración:

  1. Haga clic en la pestaña configuración.
  2. Seleccione la información con respecto a las reglas del formato que está creando, el cual está estructurado en “Estructura”, “Márgenes” y “Marca de Agua”
  3. Debe seleccionar la información requerida en cada sección (Orientación, Márgenes y Marca de Agua) haga clic sobre el recuadro que aparece debajo de cada información y seleccione la correspondiente.

Nota: Tener en cuenta la información que contiene el icono, debe pararse sobre el mismo y la plataforma le muestra la información que debe tener en cuenta.

  1. Vuelva a la pestaña “Contenido” y haga clic en el botón “Crear” para finalizar la creación del formato.

Nota: haga clic en “Cancelar” en llegado caso ya no desee crear un formato. Una vez creado el formato, aparece en la categoría que haya seleccionado en la creación.

Para editar el formato creado haga clic en el botón que se encuentra ubicado en la columna de Acciones, luego la plataforma muestra el formato y los valores que fueron ingresados, haga clic sobre el recuadro correspondiente y cambie la información.

Para ver el formato creado haga clic en el botón y la plataforma descarga el archivo para que pueda visualizarlo.

Para Duplicar el formato haga clic en y la plataforma duplica el archivo automáticamente.

Para crear una nueva versión del formato creado haga clic en (PREGUNTAR AL INGENIERO)

Para eliminar el formato creado haga clic en , luego la plataforma solicita que confirme la acción de eliminar formato, haga clic en “Eliminar formato” .

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