Grupo Familiar

En este apartado usted puede ver y configurar la información básica del estudiante, caracterización del estudiante y el grupo familiar el cual es el que establece las relaciones de cómo está conformado el grupo familiar del estudiante, para ello, aplique los siguientes pasos:

1. Ubíquese en el menú del lado izquierdo, haga clic en “Academia” luego haga clic en la opción “Grupo Familiar” .

La plataforma muestra una página donde debe diligenciar unos filtros para ver la ficha del estudiante y sus otras funciones dentro de este apartado.

2. Haga clic en el recuadro Sede y seleccione la sede de su interés.

3. Haga clic en el recuadro Jornada y seleccione la jornada de su interes.

4. Haga clic en el recuadro Grado y seleccione el grado de su interés.

5. Haga clic en el recuadro Curso y seleccione el curso de su interés.

Luego la plataforma muestra los estudiantes que pertenecen al curso seleccionado.

6. Busque y seleccione el estudiante que desea, haga clic en el nombre del estudiante o en el botón ubicado en la columna de acciones.

La plataforma muestra la ficha de matrícula del estudiante con su información básica y las pestañas de información básica,información avanzada, información de SIMPADE y la información del Grupo Familiar respectivamente.

Información Básica:

En este apartado puede ver y editar la información básica del estudiante, mostrando por defecto la pestaña “Básico”, y se categoriza en información personal e información de Contacto.

Para editar los “Datos personales” del estudiante, haga clic sobre el campo de información que desee modificar.

Para editar la “Información de Contacto” del estudiante, haga clic sobre el campo de información que desee modificar.

Información Avanzada

En este apartado usted puede visualizar la información de caracterización del estudiante, donde encuentra la información adicional, familiar, ambiente familiar, estado de salud, aspecto social, información referencial del alumno y datos institucionales.

Para editar la información que se solicita en el formulario de esta sección “Avanzado”, debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es un cuadro de texto , haga clic sobre este y digite los datos solicitados.

2. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es una serie de opciones con el recuadro , haga clic sobre la o las opciones deseadas.

3. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es una lista desplegable , haga clic sobre el recuadro y seleccione la opción deseada.

4. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es de tipo , en caso de que requiera desactivar o activar la opción, haga clic sobre el icono. Si activa la opción, cambia de color y en algunos casos, la plataforma solicita información adicional.

5. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es de tipo fecha, haga clic sobre el recuadro y primero seleccione el año después el mes y por último el día.

Para editar el correo electrónico ya verificado de un estudiante:

1. Haga clic en ubicado al lado derecho del apartado de “Correo electrónico”.
2. Digite dos veces el nuevo correo electrónico.
3. Haga clic en Actualizar.

La información que encuentra en “Avanzado” es la siguiente:

• Otros datos. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

  • Sector de procedencia.
  • Transporte escolar.
  • Estrato.
  • Sisben.
  • EPS.
  • ARS.
  • Acción social.

• Información familiar. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

  • Personas que conforman la familia.
  • Hermanos en la institución.

• Ambiente familiar. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

  • Relación con los familiares.
  • Actividades en Familia.

• Estado de salud. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

  • Comidas que consume al día.
  • Refuerzo Alimentario.
  • Beneficiario del Programa de Alimentación.
  • Alérgico a medicamentos.
  • Enfermedades que padece.
  • Discapacidad.
  • Capacidades.
  • Consultas al médico.

• Aspecto social. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

  • Actividades externas a académicas.
  • Subsidio.
  • Relación interpersonal.

• Información referencial del estudiante. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

  • Desplazado.
  • Credo religioso.
  • Etnia.
  • “Es hijo de”.

• Datos institucionales.

  • En este apartado puede ver y editar la información referente a:

  • Matrícula o folio.

  • Seguro estudiantil.

  • Colegio Procedencia.

  • Observaciones.

SIMPADE del estudiante

En este apartado puede diligenciar toda la información con referencia al SIMPADE, para ello aplique los siguientes pasos:

1. Haga clic en "SIMPADE".
2. La plataforma la sección para que diligencie la información solicitada en los campos.

Nota: Una vez diligenciada la información de un campo debe dar clic fuera del recuadro para que la información sea guardada. Además, le aparecerá el recuadro de color verde.

Grupo Familiar

En este apartado puede visualizar, editar, crear o configurar el circulo familiar del estudiante registrado en la Plataforma Ovy.

Agregar un nuevo integrante familiar.

1. Haga clic en el botón “Nuevo integrante”.

La plataforma muestra la información requerida para la creación de un nuevo integrante, se categoriza por medio de tres ítems (Relación, Datos personales, Información de contacto) para diligenciar cada uno, aplique los siguientes pasos:

Relación:

1. El primer dato requerido por la plataforma es seleccionar el parentesco del nuevo integrante, para ello haga clic en el icono dependiendo de las diferentes opciones que muestra la plataforma.

2. El segundo dato requerido es seleccionar qué responsabilidad tendrá el nuevo integrante sobre el estudiante, para ello debe elegir una o varias opciones (Acudiente, Pagos, Transporte).

Datos Personales

Para asignar los datos personales del nuevo integrante, haga clic debajo de la información que se presenta en el formulario e ingrese los datos solicitados.

Información de contacto

Para asignar la información de contacto del nuevo integrante, aplique los siguientes pasos:

1. Haga clic debajo de la información que se presenta en el formulario e ingrese los datos solicitados.
2. Haga clic en el botón “Crear” para agregar al nuevo integrante.

Nota: Si ya no desea crear un nuevo integrante haga clic en “Cancelar”.

Agregar un nuevo integrante familiar.

WARNING

Antes de crear a un nuevo integrante del grupo familiar, es necesario realizar una búsqueda con los datos de la persona para comprobar que aún no existe en la plataforma y evitar integrantes duplicados.

1. Haga clic en el botón “Nuevo integrante”.

La plataforma muestra la información requerida para la creación de un nuevo integrante, se categoriza por medio de tres ítems (Relación, Datos personales, Información de contacto) para diligenciar cada uno, aplique los siguientes pasos:

En este apartado puede buscar a un integrante que ya esté registrado en la plataforma, y asignarlo como familiar al estudiante seleccionado, para ello debe aplicar lo siguientes pasos:

1. Haga clic en “Buscar Integrante”.

2. La plataforma muestra una página para que digite la información solicitada en los campos (Documentos, Nombres y Apellidos) y realice la búsqueda.

3. Haga clic en “Buscar”.

Nota: No todos los campos de búsqueda son requeridos para realizarla.

La plataforma muestra una lista de todos los integrantes de la institución, teniendo en cuenta los datos diligenciados.

Nota: Se recomienda digitar la mayor cantidad de datos posibles en los requeridos, para tener una mejor búsqueda del integrante familiar.

Para visualizar y editar la información de un integrante aplique los siguiente pasos:

1. Haga clic en el botón “Seleccionar” y la plataforma muestra.

2. Actualice la información de Relación, Datos Personales y Datos de Contacto. Digite la información correspondiente.

3. Haga clic en el botón “Actualizar”.

Nota: Si no desea editar la información haga clic en el botón “Cancelar”.

Editar información del integrante familiar:

1. Ubíquese en el integrante familiar que desea editar los datos haga clic en el botón que se encuentra al frente del nombre en la columna de acciones.

Una vez dado clic en el botón la plataforma le muestra los datos de Relación, Datos Personales y Datos de Contacto.

2. Una vez actualizada la información haga clic en el botón “Actualizar”.

Nota: Si no desea actualizar ninguna información haga clic en el botón “Cancelar”.

Eliminar un integrante familiar del estudiante.

1. Ubíquese en el integrante familiar que desea editar los datos haga clic en el botón que se encuentra al frente del nombre en la columna de acciones.
2. Una vez dado clic la plataforma le solicita que confirme la acción de eliminar al integrante familiar, haga clic en “Eliminar Acudiente”.

Nota: Si ya no desea eliminar al integrante familiar haga clic en "Cancelar".

Cargar Documentos del Integrante Familiar

1. Ubíquese en el integrante familiar que desea cargar el documento adjunto y haga clic en ubicado en la columna de acciones.