# Buscar Estudiante
En este apartado puede buscar a todos los estudiantes de la institución y realizar acciones, para ello, aplique los siguientes pasos:
- Ubíquese en el menú del lado izquierdo, haga clic en “Buscar Estudiante”.
La plataforma le muestra la página donde debe realizar un filtro para encontrar al estudiante deseado.
Nota: Realice la búsqueda utilizando al menos un dato del estudiante. No es necesario que ingrese el dato exacto, puede buscar con solo tres caracteres en cualquier campo. De igual manera, entre más campos diligencie, más precisos serán los resultados de la búsqueda.
Puede realizar la busqueda por el documento, identificador único del estudiante en las plataformas del SIMAT o SIMPADE del MEN, primer nombre, segundo nombre, primer apellido y/o segundo apellido, digite estos datos en sus respectivos campos.
Haga clic en Buscar.
La plataforma le muestra el listado de estudiantes que coinciden con los datos digitados.
Las acciones que puede realizar sobre el estudiante son:
- Ver Expediente.
- Editar Estudiante.
- Generar constancias.
- Restablecer contraseña.
# Ver expediente del estudiante
En este apartado usted puede visualizar el historial del expediente del estudiante con sus respectivos boletines, adjuntos, observador, inasistencias, pagos y seguimientos.
- Ubíquese en el estudiante al que visualizar y haga clic en el botón en la columna de acciones.
# Historial
En este apartado se muestra toda la trazabilidad de los años que el estudiante ha cursado en la institución. Puede ver las novedades que se han presentado en el estudiante, haga clic en el botón ubicado debajo de la columna "Novedades" y la plataforma muestra la descripción de la novedad.
También puede generar el certificado de estudio del estudiante para el año que desee, haga clic en el botón ubicado debajo de la columna "Certificados" y la plataforma le descarga el documento.
# Boletines
La plataforma muestra los boletines categorizado por periodos y un boletín final de cada año, sobre el boletín del año puede descargarlo o puede actualizarlo, dichas opciones las puede hacer dando clic en del periodo deseado.
# Adjuntos
En este apartado puede visualizar, aprobar y añadir los documentos relacionados con el estudiante y los del grupo familiar del estudiante, para ello, aplique los siguientes pasos:
Haga clic en la pestaña adjuntos y la plataforma le muestra los documentos del estudiante que puede adjuntar.
Para aprobar un documento adjunto subido por el estudiante haga clic en el botón verde ubicado debajo de la columna acciones.
# Adjuntar o cargar documentos:
- Haga clic en “ Clic para adjuntar” en el tipo de documento que desea cargar.
- Seleccione el documento desde su navegador de archivos.
- Haga clic en “Abrir” para adjuntar el documento.
En llegado caso haya cargado el documento equivocado, puede volver a subirlo eliminando el actual y realizar el proceso anteriormente explicado.
Durante el proceso de cargar el documento, si ha seleccionado el equivocado, puede volver a escoger el correcto dando clic en " Clic para reemplazar".
# Descargar un documento adjunto
- Haga clic en botón en la columna “Nombre de archivo”.
# Eliminar documento adjunto:
- Haga clic en botón en la columna “Acciones”.
- La plataforma le solicita que confirme esta acción, haga clic en “Eliminar adjunto”.
# Versiones de un documento adjunto
En algunos casos dependiendo del nombre del adjunto es posible subir varios documentos, a esto se le llama versionado, se puede dar en casos cómo "Documentos de Identificación".
Para visualizar las versiones del documento haga clic en ubicado en la columna de acciones.
Sobre cada versión del documento puede aprobar ()el adjunto, agregar una observación (
), descargarlo () o eliminarlo().
# Observador:
En este apartado le aparecerán todas las anotaciones del estudiante
- Haga clic en la pestaña “Observador” y la plataforma muestra las observaciones y/o anotaciones hechas al estudiante.
- La Plataforma Ovy le permite descargar el reporte de observaciones creadas en el estudiante, para ello haga clic en el botón " Descargar"
# Inasistencia.
En este apartado se mostrarán los registros de inasistencia que han sido asignadas sobre el estudiante.
- Haga clic en la pestaña Inasistencia y luego la plataforma les muestra las inasistencias registradas al estudiante.
TIP
Puede filtrar las inasistencias por periodo para ello haga clic en el Selector de Periodos y haga clic sobre el correspodiente.
Puede ver el total de inasistencias del estudiante dando clic sobre el botón "Total".
# Pagos
En este apartado aparecen los conceptos de los pagos que el estudiante tiene registrados.
Haga clic en la pestaña "Pagos" y la plataforma muestra los pagos del estudiante.
Para descargar el concepto haga clic en el botón de ubicado en la columna de acciones.
# Seguimientos:
En este apartado puede ver los diferentes seguimientos que tiene el estudiante.
Haga clic en la pestaña “Seguimientos”.
Seleccione el tipo de seguimiento que desea ver.
Luego la plataforma le muestra los seguimientos relacionados.
Nota: Si desea volver a la búsqueda de estudiantes haga clic en “Volver”.
# Restablecer contraseña:
En llegado caso que al estudiante se le olvide la contraseña de de acceso a Ovy, puede generarle una nueva, aplique los siguientes pasos:
Ubíquese en el estudiante al que desea restablecer la contraseña, haga clic en el botón en la columna de Acciones.
La plataforma le solicita que confirme la acción de restablecer contraseña, haga clic en “Restaurar”.
Nota: Si no desea restablecer contraseña, haga clic en “Cancelar”.
# Editar Información del Estudiante
Para editar la información del estudiante aplique los siguientes pasos:
- Haga clic en el icono . La plataforma lo redirige hacia el apartado “Editar Estudiante”.
- Modifique la información necesaria. La información digitada se guarda automáticamente.
- Haga clic en “Volver”.
Para editar el correo electrónico ya verificado de un estudiante:
- Haga clic en ubicado al lado derecho del apartado de “Correo electrónico”.
- Digite dos veces el nuevo correo electrónico.
- Haga clic en Actualizar.
Para editar la información debe seguir los pasos explicados en la sección “Grupo familiar” del presente manual.
# Constancias
En este apartado la plataforma Ovy le permite generar constancias sobre los estudiantes, para ello aplique los siguientes pasos:
- Ubíquese en el estudiante que desee y haga clic en en la columna acciones.
La plataforma le muestra una página donde puede generar la constancia de estudio y ver los registros hechos al estudiante.
# Para generar una constancia, aplique los siguientes pasos:
Ubíquese en la pestaña Constancias.
En “Formato” seleccione el tipo de constancia que desea generar al estudiante.
Nota: En caso de que no se encuentre la constancia deseada, debe crearla. Para ello debe seguir los pasos descritos en el apartado “Configurar Formatos”.
La nota permite indicar para quién va dirigida la constancia, haga clic sobre el recuadro de “Nota” y digite la información.
Para generar la constancia, haga clic en el botón “ Descargar”.
# Registros:
En este apartado muestra la trazabilidad de documentos generados hacia el estudiante, para ello aplique los siguientes pasos:
- Haga clic en la pestaña “Registros” y la plataforma le muestra el listado con el tipo de documento que se generó del estudiante, quien realizó dicha acción y la fecha en la cual se generó.