Docs Ovy

# Academia

TIP

En este apartado usted puede gestionar todo lo relacionado con la matrícula, gestión de los estudiantes y el plan de estudios, por ende, en este apartado podrá encontrar la siguiente estructura:

  • Academia.
  • Inscripciones.
  • Prematriculas.
  1. Ubíquese en el menú del lado izquierdo, haga clic en “Academia”. La plataforma despliega las opciones anteriormente señaladas.

# Academia

Haga clic en la opción “Academia”.

# Cursos

En este apartado la Plataforma Ovy permite modificar información relacionada con los cursos de la institución.

  1. En el apartado “Sede” haga clic sobre el recuadro y seleccione la sede de su interés.
  2. En el apartado “Jornada” haga clic sobre el recuadro y seleccione la jornada deseada.

Luego de haber seleccionado los filtros solicitados la Plataforma Ovy muestra todos los cursos, la cantidad de alumnos en cada curso, la sabana de calificaciones por periodos y acumuladas y el titular que hay en la sede y jornada de su interés.

  1. Para visualizar el plan de estudio de un curso haga clic sobre el nombre del respectivo curso ubicado debajo de la columna “CURSOS”.

Dentro del curso podrá observar las asignaturas, el docente que las dicta, puede cambiar al docente de una asignatura y además, ver la intensidad horaria.

Nota: Para regresar a la sección cursos haga clic en el botón ubicado en la parte superior izquierda.

  1. Para visualizar las notas que se han creado en una asignatura y las calificaciones que el docente ha registrado a cada alumno haga clic en el nombre de la asignatura.

La plataforma muestra el listado de los estudiantes del curso en esa asignatura con las notas creadas y las calificaciones de cada uno, además la opción de imprimir la planilla.

# Para imprimir la planilla con las calificaciones aplique los siguientes pasos:

  1. Dentro de la asignatura del curso haga clic en el botón “imprimir”. Luego, la plataforma muestra la configuración de imprimir.
  2. Haga clic en el botón “Imprimir” ubicado en la parte inferior izquierda.

Nota: Para regresar a la sección de asignación académica del curso haga clic en el botón “volver” ubicado en la parte superior izquierda.

# Para cambiar el responsable de dictar una asignatura aplique los siguientes pasos:

  1. Dentro del curso haga clic en el botón “Docente” ubicado en la columna “CAMBIAR”.

La Plataforma Ovy muestra una ventana preguntando si realmente desea cambiar al docente de la asignatura. 2. Haga clic en el botón “Aceptar”

Nota: Si NO desea cambiar al docente, haga clic en el botón “Cancelar”.

Luego, la plataforma muestra una nueva sección con:

  • La asignatura.
  • El docente actual.
  • Opción de escoger un nuevo docente
  1. En el apartado “Nuevo Docente” haga clic sobre el recuadro y seleccione el nuevo docente responsable de la asignatura.

Nota: puede ser un docente con la misma jornada en la sede, en otra jornada en la sede o en otras sedes.

  1. Haga clic en el botón “Cambiar Asignación”. La Plataforma Ovy muestra una ventana preguntando si realmente desea cambiar al docente de la asignatura.
  2. Haga clic en el botón “Aceptar”.

Nota: De lo contrario haga clic en el botón “Cancelar”.

  1. Luego, la Plataforma Ovy notifica que el nuevo docente ha sido asignado correctamente. Haga clic en el botón “Aceptar”.

# Alumnos

  1. Escoja la sede y la jornada para visualizar la lista de los estudiantes del curso deseado y haga clic en el número que se encuentra ubicado debajo la columna “ALUMNOS”.
  2. Luego, la Plataforma Ovy muestra los estudiantes que integran el curso y las diferentes acciones que puede hacer.

Las acciones son:

  • Matricular un estudiante nuevo.
  • Matricular a un estudiante antiguo.
  • Descargar hoja de matrícula.
  • Descargar hojas de matrículas acumuladas.
  • Calificar.
  • Editar la información del estudiante.
  • Cambiar de curso.
  • Retirar.
  • Descargar el carné estudiantil.
  • Activar o desactivar el acceso a Ovy del estudiante.

# Matricular estudiante Nuevo

Para matricular un estudiante nuevo aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el botón “Estudiante Nuevo”.
  2. Digite la información básica del estudiante dando clic sobre el recuadro del apartado correspondiente. La información básica solicitada es:
  • Primer y segundo nombre.
  • Primer y segundo apellido.
  • Tipo y número de documento.
  • Fecha, departamento y ciudad de expedición del documento.
  • Sexo.
  • Fecha.
  • Departamento y ciudad de nacimiento.
  • Tipo de sangre.

Para regresar al listado de alumnos haga clic en el botón “Volver” ubicado en la parte superior izquierda.

TIP

  • Los campos del primer nombre, primer apellido, tipo, número de documento y el sexo son obligatorios.

  • Los campos del primer y segundo nombre y primer y segundo apellido SÓLO pueden ser digitados con letras.

  • Los campos de tipo y número de documento SÓLO pueden ser digitados con números y letras.

Si ingresa un número de documento idéntico al de otro estudiante previamente matriculado en la institución, al haga clic en “Crear estudiante” la plataforma le indicará que ese documento ya se encuentra asignado a un estudiante en un curso de la institución y deberá buscarlo y matricularlo como estudiante antiguo.

  1. Haga clic en el botón “Crear estudiante”. Luego, la Plataforma Ovy lo regresa al listado de estudiantes del curso y notifica a través de una ventana emergente que el estudiante ha sido matriculado exitosamente.
  2. Haga clic en el botón “Aceptar”.

# Matricular Estudiante Antiguo

Para matricular a un estudiante antiguo aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el botón “Estudiante Antiguo”.
  2. Digite el “PRIMER APELLIDO” y “PRIMER NOMBRE” del estudiante que desea añadir al curso. Luego, la Plataforma Ovy muestra todos los estudiantes de la institución con esas coincidencias, el curso en el que se encuentra y el estado actual.
  3. Seleccione el estudiante de su interés.
  4. Haga clic en el botón “Enviar”. Luego, la Plataforma Ovy notifica a través de una ventana emergente que el estudiante se ha matriculado con éxito.
  5. Haga clic en el botón “Aceptar”.

Nota: Tenga en cuenta que solo puede matricular estudiantes antiguos que hayan aprobado el grado anterior al grado actual en el curso en que desea matricularse.

# Hoja de Matricula

Para descargar la hoja de matrícula aplique el siguiente paso:

  1. Haga clic en el icono ubicado al frente del nombre del estudiante.

Luego, la Plataforma Ovy automáticamente realiza la descarga del documento en formato PDF

Para descargar la hoja de matrícula acumuladas aplique el siguiente paso.

La hoja o ficha de matrícula del estudiante acumuladas son las hojas de matrículas de todos los años que tiene en la institución.

  1. Haga clic en el icono ubicado debajo de la columna “Acumulada”.

Luego, la Plataforma Ovy automáticamente realiza la descarga del documento en formato PDF.

# Calificar

TIP

Como coordinador o administrativo usted puede calificar las notas de un estudiante nuevo que haya ingresado a la institución y no cuente con las calificaciones de las notas de periodos anteriores a su ingreso, para realizar este proceso aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el icono ubicado en la columna “Calificar”. Luego, la plataforma muestra una sección con el listado de todas las asignaturas que ve el estudiante, el periodo y las casillas correspondientes para calificar la definitiva de dicho periodo.

Nota: Para regresar a la sección Alumnos haga clic en el botón “Volver” ubicado en la parte superior izquierda.

Al momento de digitar la nota debe tener en cuentas las siguientes condiciones:

  • Si la calificación es un número entero, no digite la parte decimal .0 (punto cero).

  • La plataforma NO permite que asigne una calificación más alta del rango establecido por la institución.

  • Si la calificación tiene parte decimal, separela con un punto (.).

Nota: La nota “Autoevaluación” la realiza el estudiante, de igual manera, usted puede asignar la nota en llegado caso el estudiante no haya hecho la autoevaluación.

  1. Digite la nota en el recuadro ubicado debajo de la columna “Definitiva”.

# Editar la Información del estudiante.

  1. Haga clic en el icono .

La plataforma muestra la ficha de matrícula del estudiante con su información básica y cuatro pestañas que indica la información básica, la información avanzada, la información del SIMPADE y la información del Grupo Familiar respectivamente.

# Información Básica:

Como su nombre lo indica, en este apartado usted puede visualizar y editar la información básica del estudiante categorizada en información personal e información de Contacto.

Para editar los datos personales del estudiante haga clic debajo de la información que representa, el cual está en forma de recuadro, opciones o lista de opciones.

Para editar los datos de contacto del estudiante debe haga clic debajo en el recuadro de la información que representa.

# Información Avanzada

En este apartado usted puede visualizar la información de caracterización del estudiante, donde encuentra la información adicional, familiar, ambiente familiar, estado de salud, aspecto social, información referencial del alumno y datos institucionales.

Para editar la información que se solicita en el formulario de esta sección “Avanzado”, debe tener en cuenta lo siguiente:

  1. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es un cuadro de texto , haga clic sobre este y digite los datos solicitados.

  2. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es una serie de opciones con el recuadro , haga clic sobre la o las opciones deseadas.

  3. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es una lista desplegable , haga clic sobre el recuadro y seleccione la opción deseada.

  4. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es de tipo , en caso de que requiera desactivar o activar la opción, haga clic sobre el icono. Si activa la opción, cambia de color y en algunos casos, la plataforma solicita información adicional.

  5. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es de tipo fecha, haga clic sobre el recuadro y primero seleccione el año después el mes y por último el día.

La información que encuentra en “Avanzado” es la siguiente:

  • Otros datos. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Sector de procedencia.
    • Transporte escolar.
    • Estrato.
    • Sisben.
    • EPS.
    • ARS
    • Acción social.

  • Información familiar. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Personas que conforman la familia.
    • Hermanos en la institución.

  • Ambiente familiar. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Relación con los familiares.
    • Actividades en Familia.

  • Estado de salud. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Comidas que consume al día.
    • Refuerzo Alimentario.
    • Beneficiario del Programa de Alimentación.
    • Alérgico a medicamentos.
    • Enfermedades que padece.
    • Discapacidad.
    • Capacidades.
    • Consultas al médico.

  • Aspecto social. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Actividades externas a académicas.
    • Subsidio.
    • Relación interpersonal.

  • Información referencial del estudiante. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Desplazado.
    • Credo religioso.
    • Etnia.
    • “Es hijo de”.

  • Datos institucionales.

    • En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Matrícula o folio.

    • Seguro estudiantil

    • Colegio Procedencia.

    • Observaciones.

# SIMPADE del estudiante

En este apartado puede diligenciar toda la información con referencia al SIMPADE, para ello aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en "SIMPADE".
  2. La plataforma la sección para que diligencie la información solicitada en los campos.

Nota: Una vez diligenciada la información de un campo debe dar clic fuera del recuadro para que la información sea guardada. Además, le aparecerá el recuadro de color verde.

# Grupo Familiar

En este apartado puede ver y editar la información del grupo familiar del estudiante relacionada con los familiares del estudiante (Padre, Madre y hermanos), de igual manera puede agregar más integrantes familiares o editar los que ya están creados. Para realizar las funciones anteriormente mencionadas aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en la pestaña “Grupo Familiar”.

La plataforma muestra la información anteriormente mencionada, donde puede asignar los datos requeridos del integrante de la familia que desee agregar.

# Agregar un nuevo integrante familiar.

  1. Haga clic en el botón “Nuevo integrante”.

Luego la plataforma le muestra la información requerida para la creación de un nuevo integrante, se categoriza por medio de tres ítems (Relación, Datos personales, Información de contacto) para diligenciar cada uno aplique los siguientes pasos:

# Relación

  1. El primer dato requerido por la plataforma es seleccionar el parentesco del nuevo integrante, para ello haga clic en el icono dependiendo de las diferentes opciones que muestra la plataforma.

  2. El segundo dato requerido es seleccionar qué responsabilidad tendrá el nuevo integrante sobre el estudiante, para ello debe elegir una o varias opciones (Acudiente, Pagos, Transporte).

# Datos Personales

Para asignar los datos personales del nuevo integrante, haga clic debajo de la información que se presenta en el formulario e ingrese los datos solicitados

# Información de contacto

Para asignar la información de contacto del nuevo integrante, aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic debajo de la información que se presenta en el formulario e ingrese los datos solicitados.
  2. Haga clic en el botón “Crear” para agregar al nuevo integrante.

Nota: Si ya no desea crear un nuevo integrante haga clic en “Cancelar”.

# Buscar integrante

En este apartado puede buscar a un integrante que ya esté registrado en la plataforma, y asignarlo como familiar al estudiante seleccionado, para ello debe aplicar lo siguientes pasos:

  1. Haga clic en “Buscar Integrante”.

  2. La plataforma muestra una página para que digite la información solicitada en los campos (Documentos, Nombres y Apellidos) y realice la búsqueda

  3. Haga clic en “Buscar”.

Nota: No todos los campos de búsqueda son requeridos para realizarla.

La plataforma muestra una lista de todos los integrantes de la institución, teniendo en cuenta los datos diligenciados.

Nota: Se recomienda digitar la mayor cantidad de datos posibles en los requeridos, para tener una mejor búsqueda del integrante familiar

Para visualizar y editar la información de un integrante aplique los siguiente pasos:

  1. Haga clic en el botón “Seleccionar y Actualizar” y la plataforma muestra.

  2. los datos de Relación, Datos Personales y Datos de Contacto. Digite la información correspondiente.

  3. Haga clic en el botón “Actualizar”.

Nota: Si no desea editar la información haga clic en el botón “Cancelar”.

# Editar información del integrante familiar:

  1. Ubíquese en el integrante familiar que desea editar los datos haga clic en el botón que se encuentra al frente del nombre en la columna de acciones.

Una vez dado clic en el botón la plataforma le muestra los datos de Relación, Datos Personales y Datos de Contacto.

  1. Una vez actualizada la información haga clic en el botón “Actualizar”.

Nota: Si no desea actualizar ninguna información haga clic en el botón “Cancelar”.

# Eliminar un integrante familiar del estudiante.

  1. Ubíquese en el integrante familiar que desea editar los datos haga clic en el botón que se encuentra al frente del nombre en la columna de acciones.
  2. Una vez dado clic la plataforma le solicita que confirme la acción de eliminar al integrante familiar, haga clic en “Eliminar Acudiente”.

Nota: Si ya no desea eliminar al integrante familiar haga clic en "Cancelar".

# Cargar Documentos del Integrante Familiar

  1. Ubíquese en el integrante familiar que desea cargar el documento adjunto y haga clic en ubicado en la columna de acciones.

# Cambiar de curso

Para mover o cambiar de curso a un estudiante:

  1. Haga clic en el icono .
  2. Seleccione el curso al que desee cambiar al estudiante

Nota: SÓLO podrá seleccionar entre los cursos del mismo grado en que está el estudiante que desea cambiar de curso, dependiendo de la sede en donde el coordinador se encuentre asignado.

  1. Haga clic en el botón “Enviar”.
  2. La plataforma muestra una ventana emergente notificando que el estudiante se ha cambiado de curso correctamente, haga clic en el botón “Aceptar ”.

Nota: Si por error llega a seleccionar el mismo curso en donde está el estudiante y le da clic en enviar, la plataforma le muestra la ventana emergente notificando que el curso que ha seleccionado es el mismo curso actual.

# Retirar Estudiante

Para retirar a un estudiante (Inactivar el acceso a la plataforma):

  1. Haga clic en el icono .
  2. Seleccione el motivo del retiro del estudiante (deserción, cambio de institución, cambio de domicilio, expulsión, enfermedad u otro) y opcionalmente puede digitar las observaciones del retiro.
  3. Haga clic en el botón ”Enviar” y la plataforma muestra una ventana emergente para confirmar que desea retirar al estudiante del curso.
  4. Haga clic en el botón “Aceptar”.

Nota: Si no desea retirar al estudiante haga clic en el botón “Cancelar”.

  1. La plataforma muestra una ventana emergente notificando que el estudiante se ha retirado del curso exitosamente, haga clic en “Aceptar”.

Nota: Cuando se retira al estudiante de la institución ya no aparece en el listado del curso del que fue retirado.

# Descargar el carné estudiantil.

Para descargar el carné estudiantil del alumno, haga clic en el icono y la plataforma automáticamente realiza la descarga del documento en formato PDF.

# Activar o desactivar el acceso a Ovy del estudiante.

Si el estudiante en la columna “Activos” tiene el icono se encuentra activo o habilitado de la plataforma.

Si el estudiante en la columna “Activos” tiene el icono se encuentra bloqueado o inhabilitado de la plataforma.

Para bloquear el acceso a la plataforma a un estudiante activo.

  1. Haga clic en el icono ubicado en la columna “Activos”.

  2. La plataforma muestra una ventana emergente para confirmar que desea bloquear el acceso a la plataforma al estudiante seleccionado, haga clic en el botón “Aceptar”.

Nota: Si ya NO desea bloquear el acceso del estudiante a la plataforma haga clic en el botón “Cancelar”.

Para desbloquear el acceso a la plataforma a un estudiante activo.

  1. Haga clic en el icono ubicado en la columna “Activos”

  2. La plataforma muestra una ventana emergente para confirmar que desea desbloquear el acceso a la plataforma al estudiante seleccionado, haga clic en el botón “Aceptar”.

Nota: Si ya NO desea activar el acceso del estudiante a la plataforma haga clic en el botón “Cancelar”.

Nota: Para regresar a la sección cursos haga clic en el botón “Volver” ubicado en la parte superior izquierda.

# Planillas y Sabanas

  1. Ubiquese en la lista de cursos seleccionando sede y jornada.

  2. Para descargar el listado de los estudiantes de un curso con sus datos personales, haga clic en el icono ubicado debajo de la columna PLANILLA y automáticamente se descarga del documento en formato Excel.

  3. Para descargar la sabana de calificaciones por periodo de un curso en un documento Excel, haga clic a los iconos del periodo deseado que se encuentra ubicado en la columna “Sab. Períodos”, teniendo en cuenta que están organizados por periodos en su respectivo orden.

  4. Para descargar la sabana de calificaciones acumulada de todos los periodos en un documento Excel de un curso, haga clic en el icono y la plataforma automáticamente iniciará la descarga del archivo.

# Cambiar titular

Para cambiar el titular de cada curso:

  1. Haga clic en el botón “Titular” ubicado en la columna “CAMBIAR”.

La plataforma muestra una nueva sección con el titular actual y la opción de que escoja el nuevo titular.

  1. Seleccione el nuevo Titular para el curso deseado.

  2. Haga clic en el botón “Cambiar Titular” y la plataforma lo regresa a la sección de cursos, donde puede evidenciar el cambio de titular.

Nota: Si intenta cambiar el titular por el mismo, la plataforma muestra una ventana emergente notificando que ha habido un error en el cambio de titular.

Nota: Para regresar a la sección cursos haga clic en el botón “Volver” ubicado al lado izquierdo del botón “Cambiar Titular”.

# Retirados

Este apartado hace referencia a los estudiantes que se han retirado de la institución.

  1. Haga clic en la pestaña “Retirados”.

Luego la plataforma solicita que aplique una serie de filtros para ver los estudiantes retirados en la institución.

  1. En el apartado “Sede” haga clic sobre el recuadro y seleccione la sede de su interés.

  2. En el apartado “Jornada” haga clic sobre el recuadro y seleccione la jornada de su interés.

Luego, la plataforma muestra el curso, el número de estudiantes retirados y el titular del curso.

  1. Haga clic en el número ubicado en la columna llamada “RETIRADOS”, teniendo en cuenta el grado que desea visualizar.

La plataforma muestra una lista de estudiante(s) que se han retirado del curso escogido, donde puede visualizar las notas que tiene registradas hasta el día que se retiró de la institución.

Para acceder a las notas, haga clic en el icono y la plataforma muestra las asignaturas con su respectivo periodo y nota definitiva.

Nota: Utilice el botón “Volver” para regresar a la página anterior.

# Crear Asignación

Hacen referencia a la asignación del responsable de cada asignatura, permite crear responsabilidades a un docente de una asignatura.

  1. Haga clic en la pestaña “Crear asignación”.

  2. En el apartado “Sede” haga clic sobre el recuadro y seleccione la sede de su interés.

  3. En el apartado “Jornada” haga clic sobre el recuadro y seleccione la jornada de su interés.

  4. En el apartado “Docente” haga clic sobre el recuadro y selecciona el docente que desea asignar responsabilidades sobre una asignatura, tenga en cuenta que los docentes se encuentran clasificados en:

  • Misma jornada en la sede.
  • Otra jornada en la sede.
  • Otras sedes.
  • Usuarios no asignados.

# Ver Asignación

En este apartado la Plataforma Ovy permite visualizar y realizar cambios sobre las responsabilidades asignadas a los docentes con relación a la asignatura.

  1. Haga clic en la pestaña “Ver Asignación”.

Luego la plataforma le solicita que diligencia una serie de filtros para ver y realizar cambios sobre responsabilidades de los docentes sobre una asignatura.

  1. En el apartado “Sede” haga clic sobre el recuadro y seleccione la sede de su interés.

  2. En el apartado “Jornada” haga clic sobre el recuadro y seleccione la jornada de su interés.

  3. En el apartado “Docente” haga clic sobre el recuadro y selecciona el docente de su interés, tenga en cuenta que los docentes se encuentran clasificados en:

  • Docentes Asignados
  • Docentes No Asignados

Nota: En este filtro usted puede seleccionar todos los docentes, dando clic sobre la opción llamada “Todos los docentes”.

Luego, la plataforma le muestra el nombre de la asignatura que fue asignada, el curso y las horas.

# Cambiar responsable de materia a docente

Para cambiar la responsabilidad del docente sobre la asignatura asignada, aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic sobre el botón “Docente” ubicado en la columna “Cambiar”. La plataforma le muestra una ventana para que confirme la acción de cambiar responsable a la asignatura.

  2. Haga clic en “Aceptar".

Nota: Si no desea realizar la acción haga clic en “Cancelar”.

Luego, La plataforma le solicita que asigne un nuevo responsable de la asignatura.

  1. Seleccionar el docente de su interés, haga clic en y escoja al nuevo responsable.
  2. Haga clic en el botón “Cambiar Asignación”.

La plataforma muestra una nueva ventana para que confirme la acción

Si no desea realizar la acción haga clic en “Cancelar”.

  1. Haga clic en “Aceptar”.

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