# Prematrícula y Matrícula

En este apartado la Plataforma Ovy puede gestionar todos los procesos relacionados con la prematrícula de los estudiantes y la Matrícula del año siguiente.

  1. Ubíquese en el menú del lado izquierdo, haga clic en “Academia” luego haga clic en “Prematriculas”.

La plataforma muestra los grados que hay en la sede seleccionada, la cantidad de estudiantes prematriculados, reservaron cupo y cancelaron cupo, además del total de estudiantes de todas las columnas.

# Descargar reporte global de prematrículas

Esta opción permite descargar un reporte de las prematrículas realizadas en toda la institución educativa, es decir, en todas las sedes.

Para descargar el reporte no puede estar seleccionada ninguna sede y en la parte superior derecha haga clic en el botón que dice prematrículas global.

# Descargar seguimiento global de prematrícula

Para descargar el reporte no puede estar seleccionada ninguna sede y en la parte superior derecha haga clic en el botón y luego en el botón seguimiento global.

# Descargar reporte global de prematrículas por sede

Esta opción permite descargar un reporte de las prematrículas realizadas en una sede seleccionada de la institución educativa.

Para descargar el reporte seleccione la sede de su interes y en la parte superior derecha haga clic en el botón que dice prematrículas sede.

# Descargar seguimiento global de prematrícula

Para descargar el reporte seleccione la sede de su interes y en la parte superior derecha haga clic en el botón y luego en el botón seguimiento sede.

Para tener en cuenta

Para realizar las siguientes acciones debe primero ingresar al grado.

Nota: Para cambiar la sede puede haga clic sobre la barra selectora y seleccione nuevamente otra sede, o si desea quitar la sede que seleccionó haga clic en el botón .

  1. Para visualizar y realizar acciones a los prematriculados de un grado haga clic sobre el grado de su interés.

La plataforma muestra una nueva sección con 2 pestañas nuevas (Prematriculados, Cupo cancelado).

# Prematriculados:

Por defecto se ubica en la pestaña de pre matriculados en donde se puede ver el registro de los estudiantes que ya se encuentran pre matriculados en ese grado, indicando si ya reservaron cupo, el paso en el que se encuentran, el último curso, el estado, el estado por y las acciones a realizar para cada estudiante, además la plataforma permite matricular automáticamente, descargar las fichas de matrícula y exportar los registros de prematrícula.

Nota: Para pasar a la página anterior o siguiente respectivamente puede haga clic a los iconos < >.

# Matrícula Automática:

  1. Si desea realizar la matrícula automáticamente, haga clic en el botón “Matrícula automática”. Luego, la Plataforma Ovy muestra una ventana emergente notificando que se realiza la matrícula automática de acuerdo con el último curso realizado por el estudiante.

TIP

Por ejemplo: Estudiante en 3-01, si aprobó el año, pasa a 4-01; si no aprobó, repite 3-01.

  1. Haga clic en el botón “Matricular”.

# Buscar estudiante prematriculado:

  1. Si desea realizar la búsqueda de un estudiante del grado seleccionado, haga clic en el recuadro "Buscar Estudiante" y pasando el mouse sobre el icono de signo de pregunta se muestra un cuadro de texto que indica que puede realizar la búsqueda por número de documento, apellidos y nombres.

Nota: En caso de que el estudiante que busca no se encuentre prematriculado la Plataforma Ovy muestra en pantalla que no se encontraron registros.

# Generar ficha de matrícula

Para descargar las fichas de matrícula haga clic en el botón Matrículas y automáticamente la plataforma le descargara la hoja de matrícula de todos los estudiantes prematriculados del grado seleccionado en un documento PDF.

# Exportar registros de prematrículas:

Si desea exportar los registros de las prematrículas haga clic en el botón Exportar y la plataforma automáticamente realiza la descarga del documento en Excel.

Acciones:

  • Documentos adjuntos
  • Imprimir ficha de matricula
  • Editar estudiante
  • Reubicar estudiante
  • Retroceder prematrícula
  • Matricular
  • Eliminar prematrícula

Dentro de las acciones que usted puede realizar para un estudiante prematriculado están:

# Cargar documentos adjuntos

  1. Para cargar o adjuntar los documentos solicitados, haga clic en el botón , la plataforma despliega una sección con el listado de los documentos que debe adjuntar.

  2. Dentro de la sección con el listado de los documentos solicitados haga clic al botón “ Clic para adjuntar” para cargar el documento desde su dispositivo, una vez haya cargado el documento correspondiente, podrá visualizarlo en la plataforma con el nombre, la última modificación y las acciones que puede ejecutar.

Así sucesivamente puede cargar los demás documentos, siguiendo los pasos anteriormente explicados.

Nota: SÓLO puede adjuntar documentos en archivo pdf, pdfx e imágenes en formato jpeg y png.

  1. Para descargar el documento adjunto haga clic en el botón ubicado en la columna de acciones y automáticamente la plataforma descarga el documento.

  2. Para eliminar un documento adjunto haga clic en el botón ubicado en la columna de acciones y la plataforma muestra una ventana emergente preguntando si está seguro de eliminar el documento adjunto ya que esa acción no se puede deshacer, si está seguro haga clic en “Eliminar adjunto”.

Una vez eliminado el documento adjunto, aparece nuevamente el botón “ Clic para adjuntar” para que realice la carga del documento solicitado.

# Imprimir ficha de matricula

Para imprimir la hoja de matrícula haga clic en el botón y la plataforma automáticamente descarga el documento en formato PDF.

# Editar Estudiante

Para editar la información del estudiante haga clic en el icono , la plataforma muestra la ficha de matrícula del estudiante con su información básica y tres pestañas que indica la información básica, la información avanzada y la información del Grupo Familiar respectivamente

# Información Básica:

Como su nombre lo indica, en este apartado usted puede visualizar y editar la información básica del estudiante categorizada en información personal e información de Contacto.

Para editar los datos personales del estudiante haga clic debajo de la información que representa, el cual está en forma de recuadro, opciones o lista de opciones.

Para editar los datos de contacto del estudiante debe haga clic debajo en el recuadro de la información que representa.

# Información Avanzada

En este apartado usted puede visualizar la información de caracterización del estudiante, donde encuentra la información adicional, familiar, ambiente familiar, estado de salud, aspecto social, información referencial del alumno y datos institucionales.

Para editar la información que se solicita en el formulario de esta sección “Avanzado”, debe tener en cuenta lo siguiente:

  1. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es un cuadro de texto , haga clic sobre este y digite los datos solicitados.

  2. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es una serie de opciones con el recuadro , haga clic sobre la o las opciones deseadas.

  3. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es una lista desplegable , haga clic sobre el recuadro y seleccione la opción deseada.

  4. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es de tipo , en caso de que requiera desactivar o activar la opción, haga clic sobre el icono. Si activa la opción, cambia de color y en algunos casos, la plataforma solicita información adicional.

  5. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es de tipo fecha, haga clic sobre el recuadro y primero seleccione el año después el mes y por último el día.

La información que encuentra en “Avanzado” es la siguiente:

  • Otros datos. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Sector de procedencia.
    • Transporte escolar.
    • Estrato.
    • Sisben.
    • EPS.
    • ARS
    • Acción social.
  • Información familiar. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Personas que conforman la familia.
    • Hermanos en la institución.
  • Ambiente familiar. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Relación con los familiares.
    • Actividades en Familia.
  • Estado de salud. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Comidas que consume al día.
    • Refuerzo Alimentario.
    • Beneficiario del Programa de Alimentación.
    • Alérgico a medicamentos.
    • Enfermedades que padece.
    • Discapacidad.
    • Capacidades.
    • Consultas al médico.
  • Aspecto social. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Actividades externas a académicas.
    • Subsidio.
    • Relación interpersonal.
  • Información referencial del estudiante. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Desplazado.
    • Credo religioso.
    • Etnia.
    • “Es hijo de”.
  • Datos institucionales.

    • En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Matrícula o folio.

    • Seguro estudiantil

    • Colegio Procedencia.

    • Observaciones.

# Grupo Familiar

En este apartado usted puede ver y editar la información del grupo familiar del estudiante, donde encontrará información relacionada con los familiares del estudiante (Padre, Madre y hermanos), de igual manera puede agregar más integrantes familiares o editar los que ya están creados. Para realizar las funciones anteriormente mencionadas aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en la pestaña “Grupo Familiar”.

Luego la plataforma le muestra la información anteriormente mencionada donde podrá editarla en llegado caso que sea necesario, la Plataforma Ovy cuenta con una interfaz intuitiva para asignar información a los datos requeridos por la plataforma.

# Agregar un nuevo integrante familiar.

  1. Haga clic en el botón “Nuevo integrante”.

Luego la plataforma le muestra la información requerida para la creación de un nuevo integrante, se categoriza por medio de tres ítems (Relación, Datos personales, Información de contacto) para diligenciar cada uno aplique los siguientes pasos:

# Relación

  1. El primer dato requerido por la plataforma es seleccionar el parentesco del nuevo integrante, para ello haga clic en el icono dependiendo de las diferentes opciones que muestra la plataforma.

  2. El segundo dato requerido es seleccionar qué responsabilidad tendrá el nuevo integrante sobre el estudiante, para ello debe elegir una o varias opciones (Acudiente, Pagos, Transporte).

# Datos personales

  1. Haga clic debajo de la información que representa, el cual está en forma de recuadro, opciones o lista de opciones.

  2. Digite la información correspondiente.

# Información de Contacto

Para asignar los datos del nuevo integrante debe ubicarse y haga clic debajo de la información que representa, el cual está en forma de recuadro, y luego digitar la información correspondiente.

Finalmente, para crear el nuevo integrante haga clic en el botón “Crear”.

Nota: Si ya no desea crear un nuevo integrante haga clic en “Cancelar”.

# Buscar integrante

En este apartado puede buscar a un integrante que ya esté registrado en la plataforma, para ello debe seguir lo siguientes pasos:

  1. Haga clic en “Buscar integrante”.

  2. Digite el número de documento, nombres y apellidos para realizar la búsqueda.

  3. Haga clic en el botón “Buscar”.

Nota: No todos los campos de búsqueda son requeridos para realizarla.

Una vez dado clic sobre el botón, la plataforma muestra una lista de todos los integrantes de la institución teniendo en cuenta los datos diligenciados.

Nota: Se le recomienda digitar la mayor cantidad de datos posibles en los requeridos, para tener una mejor búsqueda del integrante familiar.

Para visualizar y editar la información de un integrante:

  1. Haga clic en el botón“Seleccionar y Actualizar”.

  2. Una vez dado clic en el botón la plataforma muestra los datos de Relación, Datos Personales y Datos de Contacto, digite la respectiva información. Una vez actualizada la información haga clic en el botón “Actualizar”.

  3. Una vez actualizada la información haga clic en el botón “Actualizar”.

Nota: Si ya no desea editar la información haga clic en el botón “Cancelar”.

# Editar información del integrante familiar:

  1. Ubíquese en el integrante familiar que desea editar los datos haga clic en el botón que se encuentra al frente del nombre en la columna de acciones.

Una vez dado clic en el botón la plataforma le muestra los datos de Relación, Datos Personales y Datos de Contacto. 2. Una vez actualizada la información haga clic en el botón “Actualizar”.

Nota: Si no desea actualizar ninguna información haga clic en el botón “Cancelar”.

# Eliminar un integrante familiar del estudiante.

  1. Ubíquese en el integrante familiar que desea editar los datos haga clic en el botón que se encuentra al frente del nombre en la columna de acciones.
  2. Una vez dado clic la plataforma le solicita que confirme la acción de eliminar al integrante familiar, haga clic en “Eliminar Acudiente”.

Nota: Si ya no desea eliminar al integrante familiar haga clic en "Cancelar".

# Cargar Documentos del Integrante Familiar

  1. Ubíquese en el integrante familiar que desea cargar el documento adjunto y haga clic en ubicado en la columna de acciones.

# Reubicar estudiante

  1. Para reubicar a un estudiante dentro de la institución, haga clic en el botón .
  2. Seleccione la sede correspondiente.
  3. Seleccione el grado deseado.
  4. Haga clic en el botón “Reubicar”.

Luego, la Plataforma Ovy habrá reubicado al estudiante y ya no aparecerá en el listado de la sección en la que está.

Nota: Si ya no desea reubicar al estudiante puede haga clic en el botón “Cancelar”

# Matrícular Estudiante

  1. Para matricular a un estudiante en un curso de la institución, haga clic en el botón . La Plataforma Ovy muestra una barra para que pueda seleccionar el curso en donde desee matricular al estudiante

Nota: Si ya no desea realizar la matrícula del estudiante puede cancelar el proceso dando clic en el icono X

  1. Haga clic en el recuadro y la plataforma despliega los cursos de ese grado en donde puede matricular al estudiante.

  2. Seleccione curso correspondiente.

  3. Haga clic en el botón .

  4. La Plataforma Ovy muestra una ventana emergente preguntando si está seguro de matricular al estudiante en este curso, haga clic en el botón “Matricular”.

Nota: Si ya no desea matricular al estudiante puede haga clic en el botón . Nota: Previamente la institución debe realizar la creación de los cursos para el siguiente año, de lo contrario, no puede seleccionar el grado para matricular al estudiante.

# Retroceder prematrícula.

Para retroceder la prematrícula a un paso anterior aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el botón .
  2. Seleccione el paso al que desea retroceder al estudiante.
  3. Haga clic en restaurar.

# Eliminar prematrícula

  1. Para eliminar la prematrícula de un estudiante haga clic en el botón .

WARNING

Si desea continuar se eliminará:

  • El aspirante y toda su información incluyendo sus archivos adjuntos, siempre y cuando no existen más registros de matrícula en otros años, como estudiante de la institución.
  • El acudiente y toda su información incluyendo los archivos adjuntos, siempre y cuando no existen más registros como acudiente de otro estudiante.
  • Si el aspirante o el acudiente tienen registros asociados en otros años, solo se eliminará esta prematrícula.

Esta acción no se puede deshacer una vez realizada.

  1. Haga clic en "Eliminar".

# Cupo cancelado.

  1. Haga clic en la pestaña “Cupo Cancelado”.

Nota: Para pasar a la página anterior o siguiente respectivamente puede haga clic a los iconos < >.

  1. Para restaurar un cupo cancelado haga clic en el botón .
  2. Para ver las observaciones hechas sobre el estudiante haga clic sobre .

Nota: En caso de que el estudiante que busca no se encuentre prematriculado la plataforma le muestra en pantalla que no se encontraron registros.

# Prematricular estudiante:

  1. Haga clic en la pestaña “ Prematricular”.

TIP

Antes de registrar un nuevo estudiante es necesario realizar una búsqueda para evitar registros duplicados.

Busque coincidencias de estudiantes por Documento o con la combinación del Primer nombre y el Primer apellido, si no se encuentra ninguna coincidencia o si está seguro que ninguno de los resultados de la búsqueda corresponde al estudiante que desea registrar, utilice el botón de creación de estudiantes.

  1. Realice la búsqueda por el número de documento, el primer nombre o el primer apellido del estudiante para buscar coincidencias.

  2. En caso de que encuentre coincidencias al realizar la búsqueda puede seleccionar al estudiante encontrado.

Una vez ha dado clic en seleccionar, la plataforma muestra la información básica el estudiante y no podrá ingresar la información solicitada ya que ese estudiante ya se encuentra en la institución.

En caso de que no se encuentren estudiantes con los valores suministrados o al realizar la búsqueda del estudiante y no lo encuentre:

Si NO obtiene coincidencias podrá continuar con el registro del estudiante nuevo haciendo clic en “ Crear Estudiante".

  1. Haga clic en “Crear Estudiante”, debe digitar la información solicitada.
  2. Haga clic en el botón "Prematricular".

# Matrícula 2023

  1. Ubiquese en el menú del lado izquierdo y haga clic en "Academia", luego en "Prematrículas".
  2. Haga clic en la pestaña llamada "Matrículas 2023".

Dentro de la pestaña matrículas 2023 usted puede:

  • Agregar cursos.
  • Descargar el listado de estudiantes matriculados de todos los cursos.
  • Ver estudiantes matriculados por cursos.
  • Descargar el listado de estudiantes matriculados por cursos.
  • Editar curso.
  • Eliminar curso.
  1. Seleccione la sede de su interés.

Luego, la Plataforma muestra los grados que hay en la sede seleccionada por jornadas, los cursos que hay por cada grado, las mujeres, los hombres, el total de estudiantes matriculados en cada curso y las acciones que puede realizar.

Nota: Para cambiar la sede haga clic sobre la barra selectora y seleccionar nuevamente otra sede, o si desea quitar la sede que seleccionó haga clic en el botón

  1. Una vez ha seleccionado la sede de la institución de su interés, la plataforma por defecto lo ubica en la pestaña de la jornada de la mañana, si desea cambiar de jornada dentro de la sede seleccionada, haga clic en la pestaña de la jornada de su interés que se encuentran justo debajo del nombre de la sede.

# Agregar cursos:

  1. Haga clic en el botón “Nuevo Curso”y la plataforma muestra la sección " Nuevo curso”.
  2. Digite la información requerida para la creación de un curso.
  3. Haga clic en el botón “Crear”.

Nota: Si ya no desea crear el curso haga clic en el botón “Cancelar”.

El curso se habrá creado y aparece en el listado de la sede en donde lo haya creado.

# Editar curso.

  1. Si desea editar un curso haga clic en el icono y la plataforma le muestra la sección “Actualizar curso” donde usted puede seleccionar la sede, jornada y grado además de digitar el nombre del curso

  2. Una vez ha realizado los cambios pertinentes, haga clic en el botón "Actualizar" para guardar dichos cambios.

Nota: Si ya no desea editar el curso puede haga clic en el botón "Cancelar"

# Eliminar curso.

  1. Si desea eliminar un curso haga clic en el icono ubicado en la columna “Acciones”, la plataforma le muestra una ventana emergente preguntando si está seguro de eliminar el curso, ya que esa acción no se puede deshacer.
  2. Si está seguro de eliminar el curso haga clic en el botón y el curso se habrá eliminado del listado de cursos de la sede que seleccionó.

Nota: Si ya no desea eliminar el curso puede haga clic en el botón

# Descargar el listado de estudiantes matriculados de todos los cursos.

Haga clic en el botón “ Listados” y automáticamente la plataforma descarga el documento.

# Ver estudiantes matriculados por cursos.

  1. Haga clic sobre el curso de su interés.

  2. La plataforma muestra el listado de los estudiantes matriculados en el curso seleccionado con la respectiva foto, el nombre, el documento, novedades y acciones que usted puede realizar.

Dentro del curso con los estudiantes matriculados usted puede:

# Descargar las hojas de matrícula de todos los estudiantes matriculados del curso.

Haga clic en el botón “ Matrículas” y automáticamente la plataforma descarga el documento.

# Ver las novedades de cada estudiante matriculado del curso.

Haga clic en el botón ubicado debajo de la columna “Novedades” y la plataforma despliega una tabla con la fecha, la novedad, observación (Si la tiene), el curso anterior, el estado anterior y por quien se ha realizado la novedad.

Nota: Cada que se realice un cambio en la matrícula de un estudiante, se registrará la novedad en la tabla mostrada anteriormente.

# Descargar la hoja de matrícula individual de cada estudiante.

Haga clic en el botón ubicado en la columna “Acciones” y automáticamente la plataforma descarga el documento.

# Editar Estudiante

Para editar la información del estudiante haga clic en el icono , la plataforma muestra la ficha de matrícula del estudiante con su información básica y tres pestañas que indica la información básica, la información avanzada y la información del Grupo Familiar respectivamente.

# Información Básica:

Como su nombre lo indica, en este apartado usted puede visualizar y editar la información básica del estudiante categorizada en información personal, información de Contacto, del SIMPADE y del grupo familiar.

Para editar los datos personales del estudiante haga clic debajo de la información que representa, el cual está en forma de recuadro, opciones o lista de opciones.

Para editar los datos de contacto del estudiante debe haga clic debajo en el recuadro de la información que representa.

# Información Avanzada

En este apartado usted puede visualizar la información de caracterización del estudiante, donde encuentra la información adicional, familiar, ambiente familiar, estado de salud, aspecto social, información referencial del alumno y datos institucionales.

Para editar la información que se solicita en el formulario de esta sección “Avanzado”, debe tener en cuenta lo siguiente:

  1. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es un cuadro de texto , haga clic sobre este y digite los datos solicitados.

  2. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es una serie de opciones con el recuadro , haga clic sobre la o las opciones deseadas.

  3. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es una lista desplegable , haga clic sobre el recuadro y seleccione la opción deseada.

  4. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es de tipo , en caso de que requiera desactivar o activar la opción, haga clic sobre el icono. Si activa la opción, cambia de color y en algunos casos, la plataforma solicita información adicional.

  5. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es de tipo fecha, haga clic sobre el recuadro y primero seleccione el año después el mes y por último el día.

La información que encuentra en “Avanzado” es la siguiente:

  • Otros datos. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Sector de procedencia.
    • Transporte escolar.
    • Estrato.
    • Sisben.
    • EPS.
    • ARS
    • Acción social.
  • Información familiar. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Personas que conforman la familia.
    • Hermanos en la institución.
  • Ambiente familiar. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Relación con los familiares.
    • Actividades en Familia.
  • Estado de salud. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Comidas que consume al día.
    • Refuerzo Alimentario.
    • Beneficiario del Programa de Alimentación.
    • Alérgico a medicamentos.
    • Enfermedades que padece.
    • Discapacidad.
    • Capacidades.
    • Consultas al médico.
  • Aspecto social. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Actividades externas a académicas.
    • Subsidio.
    • Relación interpersonal.
  • Información referencial del estudiante. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Desplazado.
    • Credo religioso.
    • Etnia.
    • “Es hijo de”.
  • Datos institucionales.

    • En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Matrícula o folio.

    • Seguro estudiantil

    • Colegio Procedencia.

    • Observaciones.

# SIMPADE del estudiante

En este apartado puede diligenciar toda la información con referencia al SIMPADE, para ello aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en "SIMPADE".
  2. La plataforma la sección para que diligencie la información solicitada en los campos.

Nota: Una vez diligenciada la información de un campo debe dar clic fuera del recuadro para que la información sea guardada. Además, le aparecerá el recuadro de color verde.

# Grupo Familiar

En este apartado usted podrá ver y configurar la ficha de matrícula del estudiante, donde encontrará información básica del estudiante, caracterización del estudiante y el grupo familiar el cual es el que establece las relaciones de cómo está conformado el grupo familiar del estudiante, para ello, aplique los siguientes pasos:

  1. Ubíquese en el menú del lado izquierdo, haga clic en “Academia” luego haga clic en la opción “Grupo Familiar” .

La plataforma le muestra una página donde debe diligenciar unos filtros para ver la ficha del estudiante y sus otras funciones dentro de este apartado.

  1. Puede listar el curso de su interés aplicando filtros, haga clic en “Filtrar” y seleccione la sede de su interés.

  2. Haga clic en el recuadro y seleccione la jornada de su interes.

  3. Haga clic en el recuadro y seleccione el grado de su interés.

  4. Haga clic en el recuadro y seleccione el curso de su interés, luego la plataforma muestra los estudiantes que pertenecen al curso seleccionado.

  5. Busque y seleccione el estudiante que desea, haga clic en el nombre del estudiante.

La plataforma le muestra la ficha de matrícula del estudiante con su información básica y las pestañas de información básica, información avanzada y la información del Grupo Familiar respectivamente.

# Información Básica:

En este apartado puede ver y editar la información básica del estudiante, mostrando por defecto la pestaña “Básico”, y se categoriza en información personal e información de Contacto.

Para editar los “Datos personales” del estudiante, haga clic sobre el campo de información que desee modificar.

Para editar la “Información de Contacto” del estudiante, haga clic sobre el campo de información que desee modificar.

# Información Avanzada

En este apartado usted puede visualizar la información de caracterización del estudiante, donde encuentra la información adicional, familiar, ambiente familiar, estado de salud, aspecto social, información referencial del alumno y datos institucionales.

Para editar la información que se solicita en el formulario de esta sección “Avanzado”, debe tener en cuenta lo siguiente:

  1. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es un cuadro de texto , haga clic sobre este y digite los datos solicitados.

  2. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es una serie de opciones con el recuadro , haga clic sobre la o las opciones deseadas.

  3. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es una lista desplegable , haga clic sobre el recuadro y seleccione la opción deseada.

  4. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es de tipo , en caso de que requiera desactivar o activar la opción, haga clic sobre el icono. Si activa la opción, cambia de color y en algunos casos, la plataforma solicita información adicional.

  5. Si el campo del formulario que desea editar o asignar información es de tipo fecha, haga clic sobre el recuadro y primero seleccione el año después el mes y por último el día.

La información que encuentra en “Avanzado” es la siguiente:

  • Otros datos. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Sector de procedencia.
    • Transporte escolar.
    • Estrato.
    • Sisben.
    • EPS.
    • ARS
    • Acción social.
  • Información familiar. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Personas que conforman la familia.
    • Hermanos en la institución.
  • Ambiente familiar. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Relación con los familiares.
    • Actividades en Familia.
  • Estado de salud. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Comidas que consume al día.
    • Refuerzo Alimentario.
    • Beneficiario del Programa de Alimentación.
    • Alérgico a medicamentos.
    • Enfermedades que padece.
    • Discapacidad.
    • Capacidades.
    • Consultas al médico.
  • Aspecto social. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Actividades externas a académicas.
    • Subsidio.
    • Relación interpersonal.
  • Información referencial del estudiante. En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Desplazado.
    • Credo religioso.
    • Etnia.
    • “Es hijo de”.
  • Datos institucionales.

    • En este apartado puede ver y editar la información referente a:

    • Matrícula o folio.

    • Seguro estudiantil

    • Colegio Procedencia.

    • Observaciones.

# Agregar un nuevo integrante familiar.

WARNING

Antes de crear a un nuevo integrante del grupo familiar, es necesario realizar una búsqueda con los datos de la persona para comprobar que aún no existe en la plataforma y evitar integrantes duplicados.

  1. Haga clic en el botón “Nuevo integrante”.

La plataforma muestra la información requerida para la creación de un nuevo integrante, se categoriza por medio de tres ítems (Relación, Datos personales, Información de contacto) para diligenciar cada uno, aplique los siguientes pasos:

Relación:

  1. El primer dato requerido por la plataforma es seleccionar el parentesco del nuevo integrante, para ello haga clic en el icono dependiendo de las diferentes opciones que muestra la plataforma.

  2. El segundo dato requerido es seleccionar qué responsabilidad tendrá el nuevo integrante sobre el estudiante, para ello debe elegir una o varias opciones (Acudiente, Pagos, Transporte).

# Datos Personales

Para asignar los datos personales del nuevo integrante, haga clic debajo de la información que se presenta en el formulario e ingrese los datos solicitados

# Información de contacto

Para asignar la información de contacto del nuevo integrante, aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic debajo de la información que se presenta en el formulario e ingrese los datos solicitados.
  2. Haga clic en el botón “Crear” para agregar al nuevo integrante.

Nota: Si ya no desea crear un nuevo integrante haga clic en “Cancelar”.

# Buscar integrante

En este apartado puede buscar a un integrante que ya esté registrado en la plataforma, y asignarlo como familiar al estudiante seleccionado, para ello debe aplicar lo siguientes pasos:

  1. Haga clic en “Buscar Integrante”.

  2. La plataforma muestra una página para que digite la información solicitada en los campos (Documentos, Nombres y Apellidos) y realice la búsqueda

  3. Haga clic en “Buscar”.

Nota: No todos los campos de búsqueda son requeridos para realizarla.

La plataforma muestra una lista de todos los integrantes de la institución, teniendo en cuenta los datos diligenciados.

Nota: Se recomienda digitar la mayor cantidad de datos posibles en los requeridos, para tener una mejor búsqueda del integrante familiar

Para visualizar y editar la información de un integrante aplique los siguiente pasos:

  1. Haga clic en el botón “Seleccionar” y la plataforma muestra.

  2. los datos de Relación, Datos Personales y Datos de Contacto. Digite la información correspondiente.

  3. Haga clic en el botón “Actualizar”.

Nota: Si no desea editar la información haga clic en el botón “Cancelar”.

# Editar información del integrante familiar:

  1. Ubíquese en el integrante familiar que desea editar los datos haga clic en el botón que se encuentra al frente del nombre en la columna de acciones.

Una vez dado clic en el botón la plataforma le muestra los datos de Relación, Datos Personales y Datos de Contacto. 2. Una vez actualizada la información haga clic en el botón “Actualizar”.

Nota: Si no desea actualizar ninguna información haga clic en el botón “Cancelar”.

# Eliminar un integrante familiar del estudiante.

  1. Ubíquese en el integrante familiar que desea editar los datos haga clic en el botón que se encuentra al frente del nombre en la columna de acciones.
  2. Una vez dado clic la plataforma le solicita que confirme la acción de eliminar al integrante familiar, haga clic en “Eliminar Acudiente”.

Nota: Si ya no desea eliminar al integrante familiar haga clic en "Cancelar".

# Cargar Documentos del Integrante Familiar

  1. Ubíquese en el integrante familiar que desea cargar el documento adjunto y haga clic en ubicado en la columna de acciones.

# Reubicar estudiante

  1. Para reubicar a un estudiante dentro de la institución, haga clic en el botón .
  2. Seleccione la sede correspondiente.
  3. Seleccione el grado deseado.
  4. Haga clic en el botón “Reubicar”.

Luego, la Plataforma Ovy habrá reubicado al estudiante y ya no aparecerá en el listado de la sección en la que está.

Nota: Si ya no desea reubicar al estudiante puede haga clic en el botón “Cancelar”

# Descargar el listado de estudiantes matriculados por cursos.

Para descargar el documento con el listado de estudiantes matriculados de un curso haga clic en el icono que se encuentra en la columna acciones para cada curso y automáticamente la plataforma descarga el documento.