Docs Ovy

# Inscripciones

En Ovy tenemos una misión

Facilitar y acompañar a los rectores y administrativos en los procedimientos que permiten gestionar la cobertura educativa, en las etapas de inscripción, prematrícula y matrícula para estudiantes nuevos y antiguos, según las directrices que indiquen las secretarías de educación, garantizando calidad y veracidad en la información.

A continución, te explicaremos cómo sacarle el máximo provecho a las inscripciones con la Plataforma Ovy.

  1. Ubíquese en el menú del lado izquierdo, haga clic en “Academia” luego, haga clic en la opción “Inscripciones”.
  2. Seleccione la sede de la institución de su interés.

Nota: Para cambiar la sede puede haga clic sobre la barra selectora y seleccione nuevamente otra sede, o si desea quitar la sede que seleccionó haga clic en el botón

Una vez seleccionado la sede la plataforma muestra el listado de estudiantes categorizado en “En proceso”, “Finalizados”, “Admitidos” e “Inadmitidos” de inscripción.

Eficiencia en el proceso

Permitimos ejecutar las etapas establecidas para el desarrollo del proceso de gestión de la cobertura educativa.

# Configurar Inscripciones

La Plataforma Ovy permite la gestión de cupos de inscripción en las instituciones educativas. Las acciones que puede realizar en la configuración de las inscripciones son:

  • Actualizar intervalo de fechas de inscripción.
  • Gestionar grados y número de cupos disponibles en la institución.

Si no tiene los permisos necesarios no podrá realizar cambios en la configuración.

  1. Ingrese a las configuración dando clic en el botón “ Configurar” .

Luego, la plataforma le muestra dos pestañas: "General" y "Oferta de Cupos"

# General

Para modificar el intervalo de fechas establecidas en el proceso de inscripción o permitir inscripciones en línea debe estar situado en la pestaña "General" y seguir los siguientes pasos:

# Inscripciones en línea:

  1. Seleccione SI o No para habilitar la Plataforma Ovy de que los nuevos estudiantes puedan inscribirse en línea para solicitar cupo en la institución para el proximo año lectivo.

# Intervalo de fechas

  1. Haga clic en los recuadros ubicados al frente de “Desde” y “Hasta” respectivamente.
  2. Seleccione las fechas permitidas para el proceso de inscripción.
  3. Haga clic en “Actualizar”.

Nota: En la fecha primero seleccione el año, luego el mes y por último el día.

# Oferta de Cupos

INFORMACIÓN

  • La Plataforma Ovy le indica en color rojo cuando el número de solicitud inscripciones permitidas y el número total de cupos admitidos ha llegado al máximo de permitidos.

  • La Plataforma Ovy le indica en color verde cuando el número de solicitud inscripciones permitidas y el número total de cupos admitidos aun tenga disponibilidad de registros.

En esta segunda pestaña puede agregar cupos en un grado en el proceso de inscripción:

  1. Haga clic en el botón “ Agregar cupos” ubicado en la parte superior derecha.

Luego, la plataforma muestra los campos necesarios para la creación de cupos de inscripción. 2. Seleccione la sede y el grado.

  1. Digite el número total de inscripciones permitidas en el proceso de inscripción.

  2. Digite el número total de cupos admitidos en el proceso de inscripción.

  3. Para finalizar, haga clic en Crear.

Para cancelar el proceso haga clic en el ícono .

Para editar la configuración de los cupos aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el botón ubicado en la columna de acciones.
  2. Modifique la información correspondiente.
  3. Haga clic en Actualizar.

Para eliminar la inscripción de cupos en un grado haga clic en el botón .

# Descargar reporte global de inscripciones

Esta opción permite descargar un reporte de las inscripciones realizadas en toda la institución educativa, es decir, en todas las sedes.

Para descargar el reporte no puede estar seleccionada ninguna sede y en la parte superior derecha haga clic en el botón que dice inscripciones global.

# Descargar reporte global de inscripciones por sede

Esta opción permite descargar un reporte de las inscripciones realizadas en una sede seleccionada de la institución educativa.

Para descargar el reporte seleccione la sede de su interes y en la parte superior derecha haga clic en el botón que dice inscripciones sede.

Para tener en cuenta

Para realizar las siguientes acciones debe primero ingresar al grado.

# Inscribir Aspirante

Esta funcionalidad permite registrar a un aspirante para ingresar a la institución como estudiante.

Para realizar el proceso aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el botón “ Inscribir aspirante” ubicado en la parte superior derecha.

TIP

Antes de registrar un nuevo estudiante es necesario realizar una búsqueda para evitar registros duplicados.

Busque coincidencias de estudiantes por Documento o con la combinación del Primer nombre y el Primer apellido, si no se encuentra ninguna coincidencia o si está seguro que ninguno de los resultados de la búsqueda corresponde al estudiante que desea registrar, utilice el botón de creación de estudiantes.

Si el grado donde desea inscribir al aspirante no cuenta con más cupos disponibles no podrá continuar con el proceso y la plataforma le indica que ya se ha alcanzado el máximo número de inscripciones para la sede y el grado seleccionado..

Nota: En llegado caso el número de identificación ya se encuentre registrado en la Plataforma Ovy, esta le notifica que ya se ha hecho el proceso de inscripción.

Si el resultado de la busqueda que hizo aparece el estudiante que desea inscribir haga clic en "Inscribir".

En llegado caso no aparezcan resultados o no aparezca el estudiante correspondiente, debe dar clic en " Crear Estudiante" y seguir los siguientes pasos:

  1. Digite la información básica del estudiante:
  • Nombres.
  • Apellidos.
  • Correo electrónico.
  • Celular.
  • Sexo.
  1. Haga clic en el botón "Inscribir" .

Nota: Los recuadros que aparecen en color rojo indican que deben ser obligatorios para poder continuar.

# Documentos Adjuntos:

Para visualizar los documentos adjuntos que tiene el estudiante aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el botón , la plataforma le despliega una sección donde se muestra la lista de documentos adjuntos del estudiante y de su grupo familiar.

Para adjuntar un archivo del estudiante aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic sobre el botón “ Clic para adjuntar” ubicado debajo de la columna “Acciones”. Luego, la Plataforma Ovy abre el navegador de archivos de su dispositivo.
  2. Seleccione el documento correspondiente y haga clic en abrir.

(Opcional) Si desea reemplazar el documento seleccionado, haga clic en “ Clic para reemplazar” y elija nuevamente el documento.

  1. Si la observación del documento es obligatoria u opcional, haga clic sobre el recuadro “Observación” y digite la información correspondiente.

  2. Haga clic en “Cargar” para adjuntar el documento.

Nota: Si la observación es “No permitida”, el documento se adjunta automáticamente.

Documentos versionables

En algunos casos, el adjunto solicitado puede ser versionable, es decir, permite cargar varios documentos por algún motivo o actualización del adjunto.

Si el documento requerido es versionable, una vez cargado el primer adjunto, puede agregar una nueva versión, para ello haga clic en el ícono debajo de la columna “Acciones“ y aplique los pasos explicados anteriores.

Para visualizar las versiones del documento adjunto, haga clic en y la plataforma muestra los diferentes documentos identificados por versión. El documento que aparece en la primera fila es el último archivo cargado.

Para descargar el documento adjunto aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el ícono .

Automáticamente el navegador descarga el documento en su dispositivo.

Para editar la observación del documento aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el botón .
  2. Haga clic en el recuadro “Observación” y modifique la información correspondiente.
  3. Haga clic en el botón para guardar la observación.

Para eliminar un documento adjunto cargado aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en del adjunto correspondiente.

Luego la plataforma solicita que confirme si desea eliminar el adjunto.

  1. Haga clic en “Eliminar adjunto”.

Nota: Si ya no desea eliminar el documento adjunto haga clic en “Cancelar”.

# Cargar un documento adjunto del Grupo Familiar

  1. Haga clic en la pestaña “Adjuntos del grupo Familiar”

  2. Haga clic el icono ubicado debajo de la columna “Acciones”.

    Luego, la Plataforma Ovy muestra un apartado para cargar el documento.

  3. Aplique los pasos explicados anteriormente.

# Aprobar documentos

Una vez haya validado que el documento adjunto es verídico, la Plataforma Ovy le permite aprobar el documento que ha sido cargado por el usuario dando clic en .

# Reubicar Estudiante

La plataforma Ovy permite reubicar a un estudiante en caso de que se presente un error de inscripción o el usuario se equivoque al momento de diligenciar el formulario.

Para reubicar a un estudiante dentro de la institución aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el icono .
  2. Seleccione la sede.
  3. Seleccione el grado en donde desea reubicar al estudiante.
  4. Para finalizar, haga clic en el botón “Reubicar”.

ATENCIÓN

Puede presentarse el caso en que al momento de reubicar al estudiante, la plataforma no le permite realizar el proceso y le muestre el siguiente mensaje “Ya se ha alcanzado el máximo número de inscripciones para la sede y el grado seleccionado.”

Para solucionar esta situación debe dirigirse a la configuración de las inscripciones explicada anteriormente y aumentar la cantidad de estudiantes permitidos para inscribir.

# Reenviar verificación de cuenta

La Plataforma Ovy le permite reenviar el correo electrónico al estudiante en llegado caso de que al estudiante no le haya llegado a la bandeja de entrada.

Para reenviar la verificación de la inscripción del estudiante aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el botón . Ovy ha enviado la verificación al estudiante por medio de correo electrónico para que confirme la solicitud y pueda continuar con el proceso de inscripción.

# Editar Estudiante:

Para editar la información del estudiante aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en el icono . La plataforma lo redirige hacia el apartado “Editar Estudiante”.
  2. Modifique la información necesaria. La información digitada se guarda automáticamente.
  3. Haga clic en “Volver”.

Para editar el correo electrónico ya verificado de un estudiante:

  1. Haga clic en ubicado al lado derecho del apartado de “Correo electrónico”.
  2. Digite dos veces el nuevo correo electrónico.
  3. Haga clic en Actualizar.

# Observación:

La Plataforma Ovy permite al usuario que se encuentra realizando el proceso de inscripción registrar un comentario u observación que contiene información complementaria para tener en cuenta en el proceso de inscripción.

Para visualizar la observación haga clic en .

# Reiniciar la solicitud de inscripción del estudiante

La Plataforma Ovy permite Inadmitir o reiniciar la solicitud de inscripción del estudiante en llegado caso la información solicitada se encuentre incompleta o errónea, para ello aplique los siguientes pasos:

Para reiniciar la solicitud de inscripción del estudiante aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en ubicado en la columna “Cambiar Estado”.
  2. La plataforma le muestra una ventana emergente en donde puede digitar una observación que se añade al mensaje del correo electrónico que recibe el estudiante aspirante.

WARNING

Al reiniciar la inscripción, el aspirante quedará en el estado En proceso en el paso 1.

El aspirante será notificado al correo electrónico invitándole a que complete toda la información solicitada en la inscripción.

  1. Haga clic en el botón “Reiniciar”.

# Admitir Solicitud

Para admitir la solicitud de inscripción del estudiante, el aspirante debe haber culmiando todo el proceso:

  1. Haga clic en ubicado en la columna “Cambiar Estado”.

  2. La plataforma le muestra una ventana emergente en donde puede digitar una observación que se añade al mensaje del correo electrónico que recibe el estudiante aspirante.

  3. Haga clic en el botón “Admitir”.

# Inadmitir Solicitud

Para inadmitir o rechazar la solicitud de inscripción del estudiante aplique los siguientes pasos:

  1. Haga clic en ubicado en la columna “Cambiar Estado”.
  2. La plataforma le muestra una ventana emergente en donde puede digitar una observación que se añade al mensaje del correo electrónico que recibe el estudiante aspirante.
  3. Haga clic en el botón “Inadmitir”.

# Las inscripciones en la institución se encuentran clasificadas en:

# En Proceso:

En esta sección, la plataforma muestra los estudiantes que iniciaron el proceso de inscripción pero que aún no han terminado de diligenciar la información. Esta sección está estructurada de la siguiente manera:

  • Aspirante con número de identificación.
  • Progreso
  • Información de contacto.
  • Última modificación.
  • Validación pendiente.
  • Acciones.
  • Cambiar estado.

Para saber en qué paso del proceso de inscripción se encuentra el estudiante ubique el puntero sobre el recuadro ubicado debajo de la columna “Progreso”

# Finalizados:

En esta sección, la Plataforma Ovy muestra los estudiantes que culminaron los pasos requeridos en su totalidad. Esta sección está estructurada de la siguiente manera:

  • Aspirante con número de identificación.
  • Progreso
  • Información de contacto.
  • Inscrito por.
  • Última modificación.
  • Acciones.
  • Cambiar estado.

# Admitidos

En esta sección, la Plataforma Ovy muestra a los estudiantes, cuya inscripción fue aceptada y cumple con los requisitos mínimos solicitados por la institución. Esta sección está estructurada de la siguiente manera:

  • Aspirante con número de identificación.
  • Progreso
  • Información de contacto.
  • Admitido por.
  • Última modificación.
  • Acciones.
  • Cambiar estado.

Nota: Tenga en cuenta que la Plataforma Ovy permite inadmitir a un estudiante que se encuentre admitido.

# Inadmitidos

En esta sección, la Plataforma Ovy muestra a los estudiantes, cuya inscripción fue rechazada porque no cumple con los requisitos mínimos solicitados por la institución. Esta sección está estructurada de la siguiente manera:

  • Aspirante con número de identificación.
  • Progreso
  • Información de contacto.
  • Inadmitido por.
  • Última modificación.
  • Acciones.
  • Cambiar estado.
  • Eliminar inscripción inadmitida.

Nota: Tenga en cuenta que la Plataforma Ovy permite admitir a un estudiante que se encuentre inadmitido.

Para eliminar la inscripción inadmitida, haga clic en el icono ubicado en la columna “Acciones”.

Nota: Si desea continuar se elimina: Toda la información del aspirante si no existen más registros en otros años, como estudiante de la institución. Toda la información del acudiente si no existen más registros como acudiente de otro estudiante. Todos los documentos adjuntos en esta inscripción.

Nota: Si ya no desea restaurar la inscripción del estudiante haga clic en “Cancelar”.

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